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通達:労働基準法第109条に規定する書類の光磁気ディスク等による保存について

1.労働者名簿及び賃金台帳については、その調製について定めた労働基準法第107条及び第108条の解釈に関して、平成7年3月10日付け基収第94号通達によって、 ー定の条件を満たす場合には、磁気ディスク等によって調製することが認められているところであり、第109条による保存についても、同通達の条件を満たす場合には保存義務を満たすものであること。
2.労働者名簿及び賃金台帳を除く書類のうち、労働基準法の規定に基づく労使協定以外のものについては、光学式読み取り装置により読み取り、画像情報として光磁気ディスク等の電子媒体に保存する場合であって、以下の要件のいずれをも満たすときは、本条の要件を満たすものとして取り扱うこと。
(1)画像情報の安全性が確保されていること。
イ 記録された保存義務のある画像情報について、故意又は過失による消去、書換え及び混同ができないこと。また、電子媒体に保存義務のある画像情報を記録した日付、時刻、媒体の製造番号等の固有標識が同一電子媒体上に記録されるとともに、 これらを参照することが可能であること。
ロ 同一の機器を用いて保存義務のある画像情報と保存義務のない画像情報の両方を扱う場合には、当該機器に保存義務のある画像情報と保存義務のない画像情報のそれぞれを明確に区別する機能を有していること。
(2)画像情報を正確に記録し、かつ、長期間にわたって復元できること。
イ 電子媒体、ドライブその他の画像関連機器について、保存義務のある画像情報を正確に記録することができること。
ロ 電子媒体に記録された保存義務のある画像情報を、法令が定める期間にわたり損なわれることなく保存することができること。
ハ 電子媒体、ドライブ、媒体フォーマット、データフォーマット、データ圧縮等のデータ保管システムについて、記録された画像情報を正確に復元することができること。また、労働基準監督官の臨検時等、保存文書の閲覧、提出等が必要とされる場合に、直ちに必要事項が明らかにされ、かつ、写しを提出し得るシステムとなっていること。 (平成8年6月27日基発第411号)